Świat księgowości zmienia się w błyskawicznym tempie. Klienci oczekują szybkiej, bezbłędnej obsługi, a przepisy potrafią zmieniać się kilka razy w roku. W takiej rzeczywistości automatyzacja procesów nie jest już luksusem — to konieczność.
Oto 5 obszarów, które warto zautomatyzować w każdym biurze rachunkowym
1. Księgowanie faktur
Nawet tak podstawowa czynność w biurze rachunkowym jak księgowanie faktur stanowi wyzwanie pod kątem optymalizacji pracy. Ręczne przepisywanie danych z faktur to nie tylko strata czasu, ale i pole do popełnienia kosztownych błędów.
Rozwiązanie: Programy wyposażone w moduł OCR (Optical Character Recognition) potrafią rozpoznać dane z papierowych i elektronicznych dokumentów, a następnie wprowadzić je bezpośrednio do programu księgowego. Coraz częściej oprócz samej funkcji rozpoznawania znaków producenci oferują również wykorzystanie sztucznej inteligencji, która dodatkowo wstępnie dekretuje faktury, a księgowym pozostaje jedynie merytoryczna weryfikacja dokumentów.
Korzyści:
- skrócenie czasu pracy nad dokumentami,
- wyeliminowanie literówek, błędów,
- wygodny podgląd do faktur.
Jednym z programów oferujących wskazane funkcje jest Mobevo, które automatyzuje proces dekretacji dokumentów.
2. Komunikacja z klientem
Współpraca z klientami to jeden z najbardziej czasochłonnych obszarów pracy biura rachunkowego. Tradycyjny model oparty na telefonach, e-mailach czy przesyłaniu plików w różnych formatach wiąże się z wieloma problemami tj.:
- brak ciągłości komunikacji,
- ryzyko zagubienia dokumentów,
- czasochłonne wyszukiwanie danych w skrzynce mailowej.
Dlatego coraz więcej biur rachunkowych wdraża panele online dla klientów. To rozwiązanie, które nie tylko porządkuje komunikację, ale także wprowadza nową jakość współpracy. Korzyści jakie wynikają z panelu online to m.in.:
- Centralizacja komunikacji – wszystkie wiadomości, dokumenty i pliki trafiają do jednego miejsca, dostępnego 24/7. (nie jestem do końca pewna czy to w Mobevo tak działa do weryfikacji)
- Bezpieczeństwo danych – szyfrowane środowisko daje gwarancję ochrony wrażliwych informacji, czego nie zapewnia zwykła poczta e-mail.
- Oszczędność czasu – biuro nie musi już „polować” na dokumenty w różnych kanałach komunikacji; klient sam przesyła faktury i od razu widzi ich status.
- Transparentność współpracy – klient ma bieżący podgląd swoich rozliczeń, a pracownik biura łatwiej zarządza zadaniami.
- Nowoczesny wizerunek – panel online podkreśla profesjonalizm biura i buduje przewagę konkurencyjną.
3. Automatyzacja zarządzania płatnościami – przypomnienia i windykacja w tle
Nieopłacone faktury od klientów to problem, który dotyka nie tylko przedsiębiorców, ale również biura rachunkowe. Opóźnienia w płatnościach potrafią zaburzyć płynność finansową, utrudnić prognozowanie przepływów pieniężnych i generować dodatkowe obciążenia administracyjne. Co więcej – ręczne pilnowanie terminów, wysyłanie ponagleń czy prowadzenie korespondencji w sprawie należności bywa frustrujące i pochłania mnóstwo czasu.
W tym obszarze z pomocą przychodzi automatyzacja procesów monitorowania płatności. Nowoczesne systemy finansowo-księgowe pozwalają nie tylko rejestrować faktury, ale również automatycznie kontrolować ich status oraz inicjować działania przypominające czy windykacyjne.
Kluczowe korzyści dla biura rachunkowego i klientów:
- Systematyczne egzekwowanie płatności – brak opóźnień wynikających z czynnika ludzkiego.
- Oszczędność czasu – księgowi nie muszą ręcznie wysyłać setek maili czy dzwonić do klientów z przypomnieniem o przelewie.
- Więcej czasu na obsługę merytoryczną – zamiast zajmować się administracją i „poganiaczem płatności”, specjaliści mogą skoncentrować się na doradztwie i analizie finansowej.
- Lepsza płynność finansowa – czyli coś na czym powinno zależeć każdemu przedsiębiorcy.
Zwróć uwagę czy twój program posiada funkcję windykacji, jeśli nie – sprawdź Mobevo.
Znajdziesz w nim model zautomatyzowany moduł wspomagający ściąganie należności od kontrahentów.
4. Wysyłka deklaracji do ZUS
Każdy kto miał kiedyś do czynienia z Płatnikiem wie, że jest to prawdziwa próba cierpliwości. Proces wysyłki zestawów do ZUS składa się z powtarzalnych czynności, a ich wykonanie – mimo, że jest obowiązkiem – nie wnosi żadnej dodatkowej wartości dla klienta. Dlaczego więc nie poświęcić tego czasu na bardziej potrzebne zadania, a wysyłkę zlecić robotowi, który zrobi to za nas, a dodatkowo poinformuje klienta o wysokości składek do zapłacenia?
W ten sposób działa robot ZeUS, który wyręcza człowieka w tym monotonnym procesie.
Kluczowe korzyści:
- Optymalizacja zasobów – zamiast poświęcać czas czynnościom, które nie wnoszą wartości zleć to zadanie robotowi, które może wysłać deklaracje np. po pracy, dzięki czemu zyskasz dodatkowy czas na kolejnych klientów
- Terminowość – pewność, że wszystkie deklaracje trafią do ZUS na czas, bez ryzyka przeoczenia terminu.
- Oszczędność zasobów – pracownicy biura rachunkowego nie muszą już wykonywać powtarzalnych czynności i mogą skoncentrować się na obsłudze merytorycznej klientów.
- Profesjonalny wizerunek – biuro korzystające z automatyzacji pokazuje, że stawia na nowoczesne rozwiązania i niezawodność.
Jeśli korzystasz z programu Płatnik, to koniecznie sprawdź jak ZeUS może odciążyć Ciebie lub twoich pracowników!
5. Tworzenie dokumentacji do KRS
Przygotowujesz dokumentację do KRS dla klientów przy okazji sprawozdań finansowych? Jeśli tak, to z pewnością zauważyłeś, że mimo posiadania gotowych wzorów i powtarzalności tego procesu, wciąż bywa on pracochłonny i podatny na pomyłki.
Tworzenie dokumentacji do KRS to jedna z tych czynności, o których rzadko myślimy w kontekście automatyzacji, a jednak potrafi pochłonąć sporo zasobów. Sam proces nie wnosi dużej wartości dla klienta — liczy się przede wszystkim rezultat, czyli poprawnie przygotowane uchwały i sprawozdanie zarządu.
Na rynku dostępny jest jedyny program, który potrafi wykonać to automatycznie – Kreson. Na podstawie sprawozdania finansowego w formacie XML generuje on kompletny zestaw dokumentów do KRS, takich jak protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników, sprawozdanie zarządu z działalności spółki czy uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty. Wykorzystanie programu eliminuje ryzyko popełnienia błędu, gdyż wszystkie dane pobierane są bezpośrednio ze sprawozdania finansowego oraz odpowiednich rejestrów.
Podsumowanie
Automatyzacja pracy w biurze rachunkowym to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim sposób na zbudowanie przewagi konkurencyjnej. W tym artykule pokazaliśmy zaledwie kilka przykładów obszarów, które można usprawnić, by pracować szybciej, wygodniej i z mniejszym ryzykiem błędów.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak automatyzacja może realnie pomóc Twojemu biuru, umów się na bezpłatną prezentację – pokażemy Ci konkretne rozwiązania, które pozwolą usprawnić codzienną pracę i odciążyć Twój zespół.