Świat księgowości zmienia się w błyskawicznym tempie. Klienci oczekują szybkiej, bezbłędnej obsługi, a przepisy potrafią zmieniać się kilka razy w roku. W takiej rzeczywistości automatyzacja procesów nie jest już luksusem — to konieczność.
Oto 5 obszarów, które w każdym biurze rachunkowym warto usprawnić, aby oszczędzić czas, zredukować stres i podnieść jakość obsługi.
1. Księgowanie faktur
Nawet tak podstawowa czynność w biurze rachunkowym jak księgowanie faktur stanowi wyzwanie pod kątem optymalizacji pracy. Ręczne przepisywanie danych z faktur to nie tylko strata czasu, ale i pole do popełnienia kosztownych błędów.
Rozwiązanie: Programy wyposażone w moduł OCR (Optical Character Recognition) potrafią rozpoznać dane z papierowych i elektronicznych dokumentów, a następnie wprowadzić je bezpośrednio do programu księgowego. Coraz częściej oprócz samej funkcji rozpoznawania znaków producenci oferują również wykorzystanie sztucznej inteligencji, która dodatkowo wstępnie dekretuje faktury, a księgowym pozostaje jedynie merytoryczna weryfikacja dokumentów.
Korzyści:
- skrócenie czasu pracy nad dokumentami,
- wyeliminowanie literówek, błędów,
- wygodny podgląd do faktur.
Jednym z programów oferujących wskazane funkcje jest Mobevo, które automatyzuje proces dekretacji dokumentów.
Dłuższa propozycja:
2. Komunikacja z klientem
Współpraca z klientami to jeden z najbardziej czasochłonnych obszarów pracy biura rachunkowego. Tradycyjny model oparty na telefonach, e-mailach czy przesyłaniu plików w różnych formatach wiąże się z wieloma problemami:
- brak ciągłości komunikacji,
- ryzyko zagubienia dokumentów,
- czasochłonne wyszukiwanie danych w skrzynce mailowej,
Dlatego coraz więcej biur rachunkowych wdraża panele online dla klientów. To rozwiązanie, które nie tylko porządkuje komunikację, ale także wprowadza nową jakość współpracy.
Korzyści z panelu online:
- Centralizacja komunikacji – wszystkie wiadomości, dokumenty i pliki trafiają do jednego miejsca, dostępnego 24/7. (nie jestem do końca pewna czy to w Mobevo tak działa do weryfikacji)
- Bezpieczeństwo danych – szyfrowane środowisko daje gwarancję ochrony wrażliwych informacji, czego nie zapewnia zwykła poczta e-mail.
- Oszczędność czasu – biuro nie musi już „polować” na dokumenty w różnych kanałach komunikacji; klient sam przesyła faktury i od razu widzi ich status.
- Transparentność współpracy – klient ma bieżący podgląd swoich rozliczeń, a pracownik biura łatwiej zarządza zadaniami.
- Nowoczesny wizerunek – panel online podkreśla profesjonalizm biura i buduje przewagę konkurencyjną.
3. Automatyzacja zarządzania płatnościami – przypomnienia i windykacja w tle
Nieopłacone faktury od klientów to problem, który dotyka nie tylko przedsiębiorców, ale również biura rachunkowe. Opóźnienia w płatnościach potrafią zaburzyć płynność finansową, utrudnić prognozowanie przepływów pieniężnych i generować dodatkowe obciążenia administracyjne. Co więcej – ręczne pilnowanie terminów, wysyłanie ponagleń czy prowadzenie korespondencji w sprawie należności bywa frustrujące i pochłania mnóstwo czasu.
W tym obszarze z pomocą przychodzi automatyzacja procesów monitorowania płatności. Nowoczesne systemy finansowo-księgowe pozwalają nie tylko rejestrować faktury, ale również automatycznie kontrolować ich status oraz inicjować działania przypominające czy windykacyjne.
Kluczowe korzyści dla biura rachunkowego i klientów:
- Systematyczne egzekwowanie płatności – brak opóźnień wynikających z czynnika ludzkiego.
- Oszczędność czasu – księgowi nie muszą ręcznie wysyłać setek maili czy dzwonić do klientów z przypomnieniem o przelewie.
- Więcej czasu na obsługę merytoryczną – zamiast zajmować się administracją i „poganiaczem płatności”, specjaliści mogą skoncentrować się na doradztwie i analizie finansowej.
- Lepsza płynność finansowa – czyli coś na czym powinno zależeć każdemu przedsiębiorcy.
Zwróć uwagę czy twój program posiada funkcję windykacji, jeśli nie – sprawdź Mobevo.
Znajdziesz w nim model zautomatyzowany moduł wspomagający ściąganie należności od kontrahentów.
4. Wysyłka deklaracji do ZUS – mniej formalności, więcej efektywności
Każdy kto miał kiedyś do czynienia z Płatnikiem wie, że jest to prawdziwa próba cierpliwości. Proces wysyłki zestawów do ZUS składa się z powtarzalnych czynności, a ich wykonanie – mimo, że jest obowiązkiem – nie wnosi żadnej dodatkowej wartości dla klienta. Dlaczego więc nie poświęcić tego czasu na bardziej potrzebne zadania, a wysyłkę zlecić robotowi, który zrobi to za nas, a dodatkowo poinformuje klienta o wysokości składek do zapłacenia?
W ten sposób działa robot ZeUS, który wyręcza człowieka w tym monotonnym procesie.
Kluczowe korzyści:
- Optymalizacja zasobów – zamiast poświęcać czas czynnościom, które nie wnoszą wartości zleć to zadanie robotowi, które może wysłać deklaracje np. po pracy, dzięki czemu zyskasz dodatkowy czas na kolejnych klientów
- Terminowość – pewność, że wszystkie deklaracje trafią do ZUS na czas, bez ryzyka przeoczenia terminu.
- Oszczędność zasobów – pracownicy biura rachunkowego nie muszą już wykonywać powtarzalnych czynności i mogą skoncentrować się na obsłudze merytorycznej klientów.
- Profesjonalny wizerunek – biuro korzystające z automatyzacji pokazuje, że stawia na nowoczesne rozwiązania i niezawodność.
Jeśli korzystasz z programu Płatnik, to koniecznie sprawdź jak ZeUS może odciążyć Ciebie lub twoich pracowników!
5. Tworzenie dokumentacji do KRS
5 obszarów, które warto zautomatyzować w biurze rachunkowym, aby zwiększyć wydajność i zysk
Automatyzacja biura rachunkowego i cyfryzacja księgowości to już nie wybór, lecz konieczność w dynamicznie zmieniającym się świecie finansów. Klienci oczekują błyskawicznej i bezbłędnej obsługi, a rosnące wymogi regulacyjne (jak np. obowiązki AML) oraz konieczność prowadzenia szczegółowej dokumentacji zabierają cenny czas, który powinien być poświęcony na merytoryczne doradztwo. Oszczędność czasu w biurze rachunkowym można osiągnąć poprzez wdrożenie automatyzacji w najbardziej powtarzalnych i czasochłonnych procesach. Uwalniając pracowników od rutynowych zadań, zyskujemy przestrzeń na koncentrację na obszarach kluczowych, w tym na zapewnieniu pełnej zgodności z przepisami.
Oto 5 kluczowych obszarów, które warto usprawnić, aby podnieść jakość usług i zredukować stres związany z codzienną pracą:
1. Księgowanie faktur i automatyczne rozpoznawanie danych (OCR/AI)
Ręczne przepisywanie danych z faktur to jeden z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów. Zamiast tracić czas na przepisywanie, warto wdrożyć programy z modułem OCR (Optical Character Recognition) lub sztuczną inteligencją. Narzędzia te potrafią rozpoznać i wstępnie zadekretować dane zarówno z dokumentów papierowych, jak i elektronicznych, pozostawiając księgowym jedynie weryfikację merytoryczną. W obliczu zbliżającego się wielkimi krokami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie sposób pominąć rozwiązań, które w znaczny sposób mogą przyczynić się do poprawy efektywności w biurze. Dlatego warto mieć świadomość jakie korzyści niesie ze sobą automatyzacja księgowania
Korzyści:
- Skrócenie czasu pracy nad dokumentami.
- Wyeliminowanie literówek i kosztownych błędów.
- Wygodny, cyfrowy podgląd do faktur.
2. Dwustronna komunikacja z klientem i obieg dokumentów
Tradycyjna współpraca oparta na e-mailach i różnych formatach plików jest chaotyczna i stwarza ryzyko zagubienia dokumentów. Panele online dla klientów stanowią nowoczesne rozwiązanie, które porządkuje współpracę i gwarantuje bezpieczeństwo danych dzięki szyfrowanemu środowisku.
Automatyzacja komunikacji pozwala na:
- Centralizację komunikacji – wszystkie pliki i wiadomości trafiają do jednego miejsca.
- Oszczędność czasu – klient sam przesyła faktury i widzi ich status, a biuro nie musi „polować” na dokumenty.
- Transparentność współpracy – bieżący podgląd rozliczeń buduje zaufanie.
3. Automatyzacja monitorowania płatności i windykacji
Opóźnienia w płatnościach potrafią zaburzyć płynność finansową i generować dodatkowe obciążenia administracyjne. Ręczne pilnowanie terminów i wysyłanie ponagleń jest frustrujące i czasochłonne. Automatyzacja tego obszaru za pomocą nowoczesnych systemów finansowo-księgowych pozwala na automatyczne kontrolowanie statusu faktur i inicjowanie działań przypominających.
Dzięki temu specjaliści mają więcej czasu na obsługę merytoryczną i doradztwo, a biuro zyskuje pewność, że płatności są systematycznie egzekwowane.
Korzyści
- Lepsza płynność finansowa i oszczędność czasu
- Redukcja błędów i poprawa relacji z klientami
- Skalowalność i efektywność
Jednym z narzędzi, które rozwiązuje wyżej przytoczone przeszkody jest Mobevo. Oprogramowanie kompatybilne z KSeF, wyposażone dodatkowo w OCR oraz sztuczną inteligencję pomagającą w dekretacji dokumentów. Mobevo to program, który wspiera pracę księgowych oraz pomaga w bieżącym zarządzaniu biurem rachunkowym, dzięki analizom efektywności czy rentowności klientów. Mobevo gwarantuje dostęp do panelu online, który pozwala na wygodną komunikację na linii klient-biuro. Program posiada moduł do windykacji należności, dzięki czemu łatwiej jest ściągać należności od zalegających z zapłatą klientów.
Jeśli uważasz, że Mobevo może pomóc w Twojej pracy umów się na bezpłatną konsultacją
4. Wysyłka deklaracji do ZUS (automatyzacja Płatnika)
Obsługa programu Płatnik to proces składający się z powtarzalnych, ale obowiązkowych czynności, które nie wnoszą wartości dodanej dla klienta. Robotyzacja, np. za pomocą narzędzia ZeUS, pozwala odciążyć pracowników od tej monotonnej i czasochłonnej procedury.
Automatyzacja wysyłki deklaracji gwarantuje:
- Terminowość – pewność, że deklaracje trafią na czas, eliminując ryzyko przeoczenia.
- Optymalizację zasobów – pracownicy mogą skupić się na merytoryce.
- Profesjonalny wizerunek – biuro jest postrzegane jako nowoczesne i niezawodne.
5. Zarządzanie procesami zgodności (Compliance)
Choć z pozoru nie jest to typowy „obszar księgowy”, obowiązki AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) dotyczą biur rachunkowych i są równie krytyczne, co rozliczenia. Brak procedur AML grozi karami do 5 mln euro, odpowiedzialnością karną i utratą reputacji.
Wdrożenie skutecznych procedur i prowadzenie rzetelnej dokumentacji jest kluczowe dla uniknięcia sankcji. W tym miejscu automatyzacja, zwłaszcza w zakresie zarządzania ryzykiem klienta i aktualizacji procedur, staje się niezbędna.
Korzyści
- Minimalizacja ryzyka sankcji i kar – narzędzia automatyzujące (jak np. AMLEX) wspierają zarządzanie ryzykiem i zapewniają, że krytyczne procedury, takie jak identyfikacja klienta (KYC), ocena ryzyka i weryfikacja list sankcyjnych, są przeprowadzane terminowo i zgodnie z aktualnymi przepisami. To bezpośrednio chroni firmę przed wysokimi karami finansowymi i odpowiedzialnością karną.
- Oszczędność czasu i rzetelna dokumentacja – automatyzacja procesów AML (np. automatyczna weryfikacja danych klienta i generowanie raportów) uwalnia czas specjalistów. Co najważniejsze, systemy te automatycznie prowadzą i archiwizują rzetelną dokumentację, która jest niezbędnym dowodem prawidłowego działania firmy podczas kontroli GIIF.
- Wzrost reputacji i wiarygodności – pełna i udokumentowana zgodność z przepisami (compliance) buduje profesjonalny wizerunek biura jako wiarygodnego i bezpiecznego partnera biznesowego. Klienci i kontrahenci cenią sobie współpracę z podmiotami, które poważnie traktują wymogi prawne.
Szukając programów wspomagających wypełnienie obowiązków ustawowych, jak np. AML warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które eliminują konieczność pamiętania o terminach i ręcznym wykonywaniu niezbędnych czynności. Dlatego przed wyborem rozwiązania zapoznaj się z platformą AMLEX, która zawiera wszystkie wymienione funkcje i pomaga w spełnieniu obowiązków ustawowych. AMLEX automatyzuje i przyspiesza proces dokonywania oceny ryzyka, zapewniając wszelkie niezbędne procedury i szkolenia oraz gwarantuje zgodność z aktualnymi procedurami.
Przetestuj platformę AMLEX przez 14 dni za darmo i sprawdź jak może odciążyć Cię z obowiązku dbania o wymogi prawne.
Podsumowanie
Automatyzacja biura rachunkowego to strategiczna inwestycja, która zamienia rutynowe czynności w przewagę konkurencyjną. Uwalniając czas dzięki automatyzacji faktur, komunikacji i wysyłki ZUS, Twoi specjaliści mogą skoncentrować się na merytorycznym doradztwie i dbaniu o relacje z klientami.
Nie pozwól, by powtarzalne czynności ograniczały potencjał Twojego biura.