Wyzwanie
Biuro rachunkowe FPD sp. z o.o., kierowane przez doradcę podatkowego Janusza Rynka, obsługuje ponad 500 klientów z różnych branż. Rosnąca liczba dokumentów, faktur i zapytań od klientów zaczęła generować coraz większe obciążenie organizacyjne.
Przesyłanie faktur e-mailem, rozliczanie czasu pracy w arkuszach Excel, trudności z oceną rentowności poszczególnych klientów – to wszystko powodowało, że część dnia pracy zamiast na doradztwie podatkowym była poświęcana na logistykę – wspomina zespół FPD.
Firma szukała rozwiązania, które pozwoliłoby uporządkować procesy bez konieczności budowy złożonego systemu IT.
Rozwiązanie
Po analizie dostępnych narzędzi FPD zdecydowało się na wdrożenie systemu Mobevo firmy Infonetax – oprogramowania stworzonego specjalnie dla biur rachunkowych.
Wdrożenie objęło kilka kluczowych funkcjonalności:
- OCR – automatyczne odczytywanie faktur, które skróciło czas wprowadzania dokumentów nawet o 70%.
- Panel klienta – klienci mogą samodzielnie wystawiać faktury VAT i przesyłać dokumenty bezpośrednio do biura, co ograniczyło liczbę wiadomości e-mail i pomyłek w komunikacji.
- Pomiar rentowności klientów – narzędzie pozwalające monitorować, ile czasu zespół poświęca na obsługę poszczególnych firm i jakie przynosi to przychody.
- Ewidencja czasu pracy – dzięki której księgowi mogą lepiej planować swoje obowiązki i równoważyć obciążenie między działami.
Dla właściciela biura, Janusza Rynka, wdrożenie Mobevo oznaczało również uzyskanie nowych narzędzi do zarządzania zespołem – wgląd w obciążenie pracowników, analizę efektywności poszczególnych działów i możliwość lepszego planowania pracy w biurze.
Jak podkreśla zespół Infonetax, wdrożenie odbyło się etapami, tak aby zespół FPD miał czas na spokojne przyzwyczajenie się do nowych narzędzi.
Efekty
Po kilku miesiącach od wdrożenia Mobevo zespół FPD zauważył wyraźną poprawę w organizacji pracy:
- skrócenie czasu obsługi dokumentów o około 40%,
- znaczące zmniejszenie liczby błędów w danych wprowadzanych ręcznie,
- lepsza widoczność kosztów i rentowności poszczególnych klientów,
- większy spokój w codziennej pracy – dzięki uporządkowaniu komunikacji i automatyzacji zadań,
- skuteczniejsze zarządzanie zespołem – dzięki raportom czasu pracy i analizie rentowności.
Największym wyzwaniem okazały się początkowe przyzwyczajenia zespołu. Niektórzy pracownicy z rezerwą podchodzili do zmiany dotychczasowych metod pracy, jednak po kilku tygodniach zaczęli dostrzegać konkretne korzyści z nowego systemu.
„Zawsze powtarzam, że technologia ma nam pomagać, a nie przeszkadzać. Mobevo pozwoliło nam odzyskać kontrolę nad czasem i uporządkować wiele procesów, które wcześniej wymagały ręcznej pracy. Dziś księgowi mają więcej czasu na merytorykę, a ja – jako właściciel – zyskałem narzędzia, które pomagają w zarządzaniu zespołem.”
Podsumowanie
Przypadek Biura FPD to modelowy przykład, jak zaawansowana technologia przekształca pracę księgowości.
Wdrożenie Mobevo pozwoliło Biuru FPD na kluczowy skok: od automatyzacji monotonnej pracy do realnego zarządzania biznesem. Janusz Rynk, dzięki modułowi analiz, zyskał twarde dane o rentowności każdego klienta, co wcześniej było niemożliwe.
Mobevo poprawiło działanie biura w wielu obszarach: automatyzacji, zarządzania, relacji z klientem a także finansowym.
Ostatecznie wdrożenie platformy Mobevo przełożyło się na wymierną poprawę efektywności i finansów Biura FPD, zapewniając właścicielowi nie tylko wgląd w rzeczywistą rentowność biznesu, ale też spokój i pewność, że procesy w firmie są uporządkowane i pod pełną kontrolą.