16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie do 31 grudnia 2027 r. okresu odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF. Zmiana wymaga jednak nowelizacji ustawy, nad którą MF dopiero rozpoczęło prace, dlatego na ten dzień nie jest to jeszcze obowiązujący przepis. Twoje biuro może zyskać dwanaście miesięcy. Jak przeznaczysz ten czas?
Co dokładnie planuje przedłużyć resort finansów
Odroczenie ma objąć kary administracyjne z art. 106ni ustawy o VAT, czyli sankcje za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej, za nieprzesłanie w terminie faktur wystawionych w trybie offline oraz za niezgodność z obowiązującą strukturą. Okres ochronny kończył się pierwotnie 31 grudnia 2026 r., teraz ma sięgać końca 2027 r.
Obowiązek stosowania KSeF pozostaje w mocy: najwięksi przedsiębiorcy wystawiają faktury w systemie od 1 lutego 2026 r., pozostali od 1 kwietnia 2026 r., a wraz z końcem okresów przejściowych system obejmuje wszystkich przedsiębiorców od 1 stycznia 2027 r. Nietknięte zostają również sankcje za tak zwane puste faktury z art. 108 ustawy o VAT oraz odpowiedzialność karna skarbowa. Ministerstwo zapowiada, że w 2027 r. administracja skarbowa postawi na wsparcie i przypomnienia, jednocześnie reagując na faktury wystawiane poza systemem.
Dodatkowy rok nie zawiesza zatem obowiązku. Wyznacza margines na błąd przy jego wykonywaniu. Biuro, które potraktuje ten margines jako zgodę na zwłokę, wejdzie w 2028 r. z tym samym nieładem, tyle że bez ochrony.
Jakie kary planowano od 1 stycznia 2027 r.?
Zgodnie z przepisami, które miały mieć zastosowanie do naruszeń popełnionych od 1 stycznia 2027 r., naczelnik urzędu skarbowego mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości:
| Naruszenie | Maksymalna kara |
|---|---|
| Faktura z wykazaną kwotą VAT wystawiona poza KSeF wbrew obowiązkowi | do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze |
| Faktura bez wykazanego VAT, np. przy sprzedaży zwolnionej | do 18,7% kwoty należności ogółem |
| Faktura wystawiona w trybie offline24 lub podczas awarii, ale niezgodnie z wymaganym wzorem | do 100% VAT albo do 18,7% wartości brutto — zależnie od faktury |
| Faktura wystawiona offline lub podczas niedostępności KSeF, ale niedostarczona do systemu w terminie | do 100% VAT albo do 18,7% wartości brutto — zależnie od faktury |
Podstawą był art. 106ni ustawy o VAT. Oficjalne wyjaśnienia wskazywały, że kara miała być nakładana w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego, a nie automatycznie za każdy błąd.
KSeF porządkuje dane wejściowe, nie porządkuje pracy biura
Obowiązkowa cyfryzacja fakturowania rozwiązała jeden problem i obnażyła kolejne. Faktura trafia do biura w jednolitej strukturze, jedną drogą, z jednym identyfikatorem. Znikają skany o różnej jakości, znika odczytywanie pieczątek, znika pytanie, czy klient przysłał komplet dokumentów.
Dalej wszystko zostaje po staremu. Dokument nadal wymaga dekretacji, przypisania do właściwego klienta, kontroli merytorycznej, powiązania z płatnością i wyciągiem bankowym oraz archiwizacji zgodnej z polityką biura. KSeF ustandaryzował wejście, natomiast to, co dzieje się z fakturą wewnątrz Twojego biura, pozostaje dokładnie tam, gdzie było: w arkuszach, w skrzynkach mailowych i w pamięci najbardziej doświadczonej osoby w zespole.
Uporządkowane dane wejściowe niosą jednak konsekwencję, której wcześniej nie było. Dokument o stałej, przewidywalnej strukturze poddaje się automatycznemu przetwarzaniu. Po raz pierwszy automatyzacja pracy biura opiera się na stabilnym formacie, nie na interpretacji zdjęcia paragonu.
Co realnie automatyzujesz w biurze rachunkowym
Automatyzacja zaczyna się tam, gdzie czynność powtarza się identycznie u każdego klienta i nie wymaga wiedzy księgowej. W praktyce biur rachunkowych chodzi o kilka wyraźnie oddzielonych obszarów.
- Obieg dokumentów i dekretacja - odbiór faktur z KSeF, przypisanie do klienta, wstępna dekretacja według reguł ustalonych przez biuro i przekazanie do akceptacji. Księgowy zatwierdza, zamiast przepisywać (www.Mobevo.pl).
- Wyciągi bankowe - pobieranie wyciągów klientów oraz konwersja plików PDF i CSV do formatu przyjmowanego przez system księgowy (MT940).
- Rozliczenia z ZUS - powtarzalne czynności wokół deklaracji i danych płatnika (ZeUS).
- Obowiązki ustawowe - AML, RODO i ochrona sygnalistów prowadzone w jednym miejscu: rejestry, oceny ryzyka, szkolenia i dokumentacja gotowa na kontrolę (AMLex).
- Sprawozdawczość i KRS - dokumentacja do KRS generowana na podstawie sprawozdania finansowego w pliku XML (KRESON).
- Zarządzanie biurem - pomiar czasu pracy na poszczególnych klientach i rentowność ich obsługi (Mobevo).
Każdy z tych obszarów możesz uruchamiać z odpowiednimi narzędziami osobno. Automatyzujesz krok po kroku kolejny fragment pracy, nie budujesz biura od nowa.
Gdzie kończy się algorytm, a zaczyna księgowy
Oprogramowanie nie odpowiada przed klientem ani przed urzędem. Nie rozstrzygnie, czy wydatek stanowi koszt, nie oceni nietypowej transakcji, nie zaproponuje klientowi zmiany formy opodatkowania. Wiedza księgowego pozostaje nieprzenoszalna, a odpowiedzialność za rozliczenie nie podlega delegowaniu do systemu.
Dlatego każde narzędzie automatyzujące pracę biura oceniaj jednym pytaniem: czy widzę, co system zrobił, i czy mogę to sprawdzić przed zatwierdzeniem. Wartościowe rozwiązanie pokazuje źródło każdej decyzji i zostawia ostatnie słowo człowiekowi. Tu przebiega granica między wzmocnieniem księgowego a oddaniem mu zamkniętej skrzynki, której działania nie potrafi wyjaśnić klientowi.
Dodatkowy rok jako projekt, nie jako odroczenie
Przewaga nie wynika z samego dostępu do technologii, ponieważ ten sam dostęp ma cała konkurencja. Wynika z kolejności: kto wdroży automatyzację w okresie ochronnym, ten wejdzie w 2028 r. z procesami sprawdzonymi na własnych danych. Kto zacznie w grudniu 2027 r., ten będzie uczył zespół nowego obiegu dokumentów dokładnie wtedy, gdy kary zaczną obowiązywać.
Zanim wybierzesz narzędzie, odpowiedz na cztery pytania o własne biuro:
- Ile godzin miesięcznie zespół poświęca na czynności, które nie wymagają wiedzy księgowej?
- Które z tych czynności przebiegają identycznie u każdego klienta?
- W których miejscach przepisujecie dane ręcznie z jednego systemu do drugiego?
- Który obszar da efekt widoczny dla zespołu już w pierwszym miesiącu?
Odpowiedzi wyznaczą kolejność wdrożeń trafniej niż jakiekolwiek zestawienie funkcji. Rok ochronny jest policzalny i kończy się 31 grudnia 2027 r. Wykorzystaj go na pracę, która zostanie w biurze na lata.
Sprawdź, które obszary pracy Twojego biura automatyzujesz w pierwszej kolejności. Umów rozmowę z zespołem Infonetax.
